Im 24-Stunden Krankenhausbetrieb müssen Informationen schnell und von einer Schicht zur nächsten unter den Mitarbeitern verbreitet werden. Da nicht jeder Mitarbeiter im Klinikum Aschaffenburg-Alzenau über ein eigenes Email- Konto verfügt und Aushänge sowie Rundschreiben nicht mehr zeitgemäß sind, wurde das Intranet zum zentralen Zugang für die Mitarbeiter. An fast allen Orten des Krankenhauses sind Arbeitsstationen vorhanden, an denen sich die Angestellten über einen Gast-Account in das Intranet einloggen können. Das bisherige Intranet war eine statische Lösung, die mit der Zeit an seine Grenzen gestoßen war. Man konnte zwar den Mitarbeitern aktuelle Informationen zur Verfügung stellen, dies geschah aber unsortiert und ohne die Möglichkeit einer Suchfunktion oder Filtermöglichkeit. Die Übersicht über die Dateien und Einträge für die Mitarbeiter wurde somit erschwert. Neben der Ansicht der Einträge war die Informationsverteilung an sich immer mit einem hohen Aufwand verbunden und ging nicht ohne Mithilfe der IT-Abteilung. So wurde zum Beispiel jede interne Stellenausschreibung von der Personalabteilung zur IT geschickt und durch die IT im Intranet hochgeladen. Auch sollten Controllingdaten im Intranet veröffentlicht werden, allerdings nur einem bestimmten Personenkreis zur Verfügung stehen. Ein umständlicher und zeitaufwendiger Prozess, nicht nur für die IT, sondern für alle Abteilungen des Klinikums, die regelmäßig Informationen an die Belegschaft zu verbreiten haben.

Die Herausforderungen lagen demnach bei folgenden Punkten:

• Einführung einer dynamisch-flexiblen Intranetlösung, die Informationen für die Belegschaft aktuell zur Verfügung stellt
• Entlastung der IT bei der Einstellung von Mitteilungen und Informationen
• Möglichkeit der Verbreitung von Informationen an einen beschränkten Personenkreis
• Filtermöglichkeit für Informationen und Wissen inklusive integrierter Suchfunktion

Das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau besitzt aus der Historie heraus eine gewachsene Novell-Struktur und verfolgt weitgehend das Ziel, Open Source-Technologien einzusetzen. Novell Vibe ist Bestandteil der Novell Open Workgroup Suite (NOWS), die bereits beim Klinikum Aschaffenburg-Alzenau im Einsatz war. NOWS ist eine flexible, standardbasierte Lösung von Office-Automation-Anwendungen und bietet sowohl Collaboration-, als auch IT-Infrastruktur-Funktionen. Um eine tiefe Integration in die vorhandenen Strukturen zu gewährleisten, lag es nahe, Novell Vibe als Intranetlösung zu installieren. Novell Vibe ist eine multifunktionale Lösung für die Steigerung der Teamproduktivität und gleichzeitig auch Wissensmanagement. Informationen können an einem zentralen Ort zusammengeführt und den Mitarbeitern oder bestimmten Personengruppen zur Verfügung gestellt werden. Dabei ist es egal, welches Endgerät genutzt wird und an welchem Ort sich der Benutzer befindet. Die G+H Systems aus Offenbach am Main ist Novell Platinum Partner und besitzt aus langer Erfahrung tiefes Know How in der Installation von Novell Vibe als Intranetlösung. Noch dazu ist die G+H dem Klinikum Aschaffenburg-Alzenau bereits als langjähriger Consultingpartner auch in anderen Bereichen wie Infrastruktur, Identity Management und Service & Support vertraut. Guten Gewissens vergab man das Projekt an den IT-Lösungspartner G+H.

Um den Mitarbeitern des Klinikums Aschaffenburg-Alzenau eine sanfte Migration von der alten statischen Intranetlösung auf Novell Vibe zu ermöglichen, wurde die Ansicht von Novell Vibe im Webbrowser der Maske des alten Intranets angepasst und damit optisch nicht verändert. Dies war wichtig, da die neue Intranetlösung von den Mitarbeitern von Beginn an akzeptiert werden sollte. Allerdings bietet Novell Vibe mit mehr Funktionen langfristig mehr Möglichkeiten. So können den Mitarbeitern bestimmte Berechtigungen in Novell Vibe eingeräumt werden. Die Personalabteilung kann nun mit Novell Vibe selbstständig und unabhängig von der IT-Abteilung interne Stellenausschreibungen veröffentlichen und sie zentral zur Verfügung stellen. Andere erhalten nur Leserechte oder beschränkte Zugriffsrechte. Sensible Informationen wie Controllingdaten können so einem bestimmten, vorher festgelegten, Personenkreis zugänglich gemacht werden. Während früher die IT für die Pflege und Einstellung der Mitteilungen und Informationen verantwortlich war, übernimmt das nun die jeweilige Fachabteilung selbst. „Alleine die zeitliche Entlastung für die IT-Abteilung, die wir seit der Einführung von Novell Vibe haben, ist Gold wert“, freut sich Marc Kropacek, stellvertretender Leiter der IT-Abteilung am Klinikum Aschaffenburg-Alzenau. Zudem ist es möglich, eingestellte Informationen in Form von Suchanfragen übersichtlicher darzustellen und aufzubereiten. Gerade im Bereich der elektronischen Kommunikation wird eine Vielzahl von Informationen an unterschiedlichen Bereichen angeboten. Die regelmäßige Informationsflut wird dadurch filterbar und das Wissen innerhalb des Unternehmens an einem Ort gebunden. Marc Kropacek ist begeistert: „Durch die effiziente Suchfunktion ist es nun möglich, schnell an interessante Informationen zu kommen und diese für die tägliche Arbeit zu nutzen.“ Gerade im Bereich Wissensmanagement soll Novell Vibe dazu beitragen, Lösungen an zentraler Stelle zu dokumentieren und somit die Arbeit der einzelnen Teammitglieder transparenter machen.

Nach Einführung von Novell Vibe durch die G+H Systems haben sich die Kommunikationsstrukturen im Klinikum Aschaffenburg-Alzenau deutlich verbessert. „Das Problem, das wir vorher hatten, wurde flächendeckend erkannt. Mit Novell Vibe haben wir nun endlich eine moderne Kommunikationslösung“, lobt Marc Kropacek die Einführung von Novell Vibe. Der Erfolg des Projektes war vor allem daran gekoppelt, dass das Intranet nicht komplexer wurde, sondern weiterhin von allen mit Leichtigkeit genutzt werden kann.

Und genau da liegt der Knackpunkt. Neben der hohen Transparenz, mit der Novell Vibe unternehmensinterne Informationen darstellt, ist die Benutzerfreundlichkeit sogar noch deutlich gestiegen. Fachabteilungen sind nun selbstständig in der Lage, Mitteilungen ins Intranet zu stellen, Beiträge zu kommentieren oder Informationen nur bestimmten Personen zugänglich zu machen. „Die Aufgabe der IT ist es, den Dienst bereitzustellen, nicht aber die inhaltliche Pflege des Intranets zu gewährleisten. Das haben wir mit Novell Vibe erreicht“, erläutert Kropacek. Projekte lassen sich nun einfach planen und dokumentieren. Mit der G+H Systems als geeigneten IT-Partner ist das Team um Marc Kropacek sehr zufrieden: „Als langjähriger Consultingpartner besaß die G+H Systems bereits einen umfassenden Überblick über die interne IT-Landschaft und die Kommunikationsprozesse. Diesen Heimvorteil konnte das Websolution Team durchweg für die Umsetzung nutzen.“ Marc Kropacek ist froh, einen Partner wie die G+H zur Seite zu haben. „Unser Klinikum Aschaffenburg-Alzenau wollte nicht nur ein Stückchen Software kaufen, sondern auch eine langfristige Partnerschaft erzielen. Mit der G+H als kompetenten Partner ist dies möglich. Deshalb werden wir auch in anderen Projekten sehr gerne wieder mit der G+H zusammenarbeiten.“

In Zukunft soll der Funktionsumfang von Novell Vibe in Zusammenarbeit mit der G+H noch weiter wachsen. Einige Punkte stehen bereits fest: Das Wissen im System soll noch transparenter werden, damit gegenseitig von Informationen profitiert werden kann. „Durch die zentrale Dokumentation steigt zugleich die Leistungsfähigkeit der Teams, da alle Mitglieder ihr Wissen aus der Summe ihrer Fähigkeiten schöpfen“, fasst Marc Kropacek zusammen. Außerdem sollen mit Novell Vibe zukünftig auch Umfragen unter den Mitarbeitern durchgeführt werden, deren Auswertungen dann viel einfacher zu handhaben sind. Novell Vibe hat aber noch viel mehr Möglichkeiten zu bieten, auf die Marc Kropacek und sein Team nicht verzichten möchten. Die G+H Systems steht hierfür beratend sowie in der Umsetzung als Partner zur Seite.