Die von Rotkäppchen-Mumm organisierten 350 Eventauftritte pro Jahr, welche über diverse interne Abteilungen und mit externen Agenturen geplant, koordiniert und durchgeführt werden, galt es ablauftechnisch zu verbessern. Statt über Telefon und E-Mail mit den unterschiedlichen Ansprechpartnern (intern wie extern) zu kommunizieren, wurde ein Tool gesucht, das die Event-Prozesse deutlich vereinfacht und den Arbeitsaufwand des Gesamtprozesses reduziert. Die geforderte Prozessunterstützung für die Events sollte über Planung, Durchführung, bis hin zum Reporting alle Prozessschritte für die Beteiligten im Ablauf vereinfachen und transparent machen.

Folgende funktionale Anforderungen an das neue Event-Management-System waren umzusetzen:

• Workflows für interne / externe Prozessbeteiligte
• Handlungsaufforderung an Prozessbeteiligte
• Erinnerungsfunktionen
• Genehmigungs-Routinen
• Feedbackreport
• Budgetplanung mit Excel-Export
• Materialverwaltung
• Datei-Upload inkl. Archiv-Funktion

Eine Herausforderung war die Konzeption einer »Materialdatenbank«, über welche die Materialbedarfe für die unterschiedlichen Eventkategorien geplant werden können. Da nicht jede Agentur alle Materialien vorrätig hat, können in Kombination von ausgewählter Marke und Event-Agentur die zur Verfügung stehenden Materialien eingesehen und über eine Warenkorbfunktion abgerufen werden. Hierfür wurden die Kategorien »Ausstattung« (z.B. Theken, Kühlschränke), »Werbemittel« (z.B. Servietten) und »Waren« (z.B. Sekt, Wein) eingerichtet. Das Tool unterstützt zudem bei der Planung des Transportes, indem der Platzbedarf für diesen kalkuliert wird.
Der Nutzer wird in der Kostenplanung des Einzelevents über die Materialzusammenstellung und dessen monetäre Bewertung unterstützt.

Das System bietet die Möglichkeit, nach interner Abstimmung eine fi nale Personaleinsatzplanung für Messe-Events zu kommunizieren, die u.a. für die Einholung von Arbeitsgenehmigungen genutzt wird. Außerdem
können Verantwortliche gefi lterte und auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittene Excel-Exports bei Bedarf erstellen oder sich diese regelmäßig per Email zusenden lassen. Für das darüber hinausgehende Reporting fand eine Integration in das unternehmensweit genutzte IBM Cognos-BI statt.

Das Eventmanagement-System wurde auf Basis der bestehenden Collaboration-Plattform Micro Focus Vibe erstellt. Die G+H Systems hat diverse Workflows, Datenbanken und Funktionen innerhalb von Vibe gemeinsam mit Rotkäppchen-Mumm konzipiert und entwickelt, um der Event-Abteilung eine Rundum-Lösung zur Verfügung zu stellen, die wesentliche Prozesse in der täglichen Arbeit abdeckt und vereinfacht.

Ausgewählte Individualentwicklungen waren:

• Neue Workflows, wie z.B.
  • Eventtypen und Budgetplanung
  • Termin- und Personalplanung (inkl. Kollisionsprüfung)
  • Beauftragung von externen Dienstleistern (Kostenvoranschlag, Auftrag, etc. als PDF)
  • Waren- und Materialbestellung
• Neue Datenbanken, wie z.B.
  • Equipment-Datenbank
  • Agentur-Datenbank
  • Event- und Budget-Datenbank
• Neue Funktionen, wie z.B.
  • Excel-Im- und Exports
  • Dateiuploads
  • Dynamische Pflichtfelder

Prozesse, die früher recht zeitaufwändig über Kanäle wie Telefon oder Mail abgewickelt wurden, sind nun digitalisiert und nachvollziehbar. Dies erleichtert neben der Planung und Durchführung der Events auch in erheblichem Maße das Controlling der Maßnahmen. Besonderes Augenmerk wurde auf eine intuitive Benutzerführung gelegt, um möglichst reibungsfrei auch neue Agenturen und Mitarbeiter einbinden zu können. Das neue System stellt für die Benutzer keine Hürde dar und wird sehr gut angenommen.